Vom Auswahlverfahren bis zum offiziellen Vertrag

Vorläufige Zuweisung

Nach Abschluss des Begutachtungs- und Auswahlverfahrens bekommt man eine Email der Nationalen Agentur, wenn man ausgewählt wurde. Dies war Anfang Dezember 2013 der Fall. Die Maßnahme wird dann vorläufig zugewiesen. Nun hat man die Wahl, ob man diese Zuweisung annimmt oder seinen Platz in eine Art "Tauschpool" zurückgibt. Man hat dann die Chance auf eine Neuzuweisung. Eine Garantie seinen Wunschplatz zu erhalten hat man dabei aber grundsätzlich nicht. Bei mir war alles so wie gewünscht. Daher habe ich nach dieser Mail einfach warten müssen.

Endgültige Zuweisung

Die endgültige Zuweisung des Studienbesuchs kam in meinem Fall dann Anfang Januar 2014. Ich habe Post bekommen mit den Antragsunterlagen und einer großen Menge Belehrungen und Regelwerke. Zudem einen Vordruck für einen Antrag auf die Zuschussvereinbarung und die Abrechnungsbögen. Man im Antrag auf die Zuschussvereinbarung die Kosten für den Flug und den Flughafentransfer im Heimat- und Zielland angeben. Zudem sind länderspezifische Tagessätze zu ermitteln und anzugeben. Praktischerweise liegt ein Dokument mit den individuellen Tagessätzen der einzelnen EU Länder bei. Aus diesen Tagessätzen müssen alle anfallenden Kosten in den Zielländern finanziert werden. Das heißt der Transfer zu den einzelnen Stationen der Reise, die Unterkunft und die Verpflegung. Üppig sind die Sätze nicht. Die vom Organisator empfohlene Unterkunft ist aber auch kein fünf Sterne Hotel, sondern eine eher einfache Unterkunft. Daher denke ich, dass die Tagessätze knapp reichen werden.

Vertragliche Basis

Die eigentliche vertragliche Basis bildet dann die Zuschussvereinbarung, die aufgrund des Antrages bewilligt wird. Diese besteht aus einem mehrere Seiten starken Vertrag, der Details zum Studienbesuch regelt. Unter anderem auch dessen mögliche Kündigung, einige Auflagen (z.B. eine Vorgabe zum Berichtswesen) und die Abrechnungsmodalitäten.
Nun kann man die Buchungen komplettieren. Man muss beachten, dass die Angaben im Antrag dann die Maximalhöhen ausweisen. Wenn sich zwischen Antrag und Buchung die Kosten für den Flug nach oben ändern, muss in jedem Fall ein weiterer, in diesem Fall aber formloser Antrag bei der Nationalen Agentur abgegeben werden. Dieser muss die geänderten Kosten für den Flug beinhalten. Er muss vor dem eigentlichen Antritt der Reise bei der Nationalen Agentur vorliegen. Die Nationale Agentur zahlte in meinem Fall ziemlich schnell 80% der in der Zuschussvereinbarung aufgeführten Kosten als Vorschuss aus.

Informationen der CEDEFOP

Die CEDEFOP hat eine Website mit Informationen zusammengestellt, die man mit einem speziellen Login abrufen kann. Dort bekommt man Detailinformationen, z.B. eine Teilnehmerliste. In meinem Fall ist eine weitere Deutsche mit beim Studienbesuch dabei, der Rest der Teilnehmer kommt aus den unterschiedlichsten europäischen Staaten und der Türkei.

Informationen des Organisators

In meinem Fall ist die SEPE - Servicio Público de Empleo Estatal der Organisator im Zielland. Als Teilnehmer habe ich eine nette Mail bekommen, die die erste grobe Vorgehensweise, die Unterkunft und die geplanten Zeiten beschreibt. Es liegt aber bisher noch kein offizielles Programm vor. Dies wird nachgereicht. Ich werde natürlich berichten.

Wie geht's weiter?

Jetzt heißt es warten. Lange dauert es ja nicht mehr, bis die Reise losgeht.
Für mich als Rheinländer ist es natürlich ein wenig bitter, dass es am Tulpensonntag mit dem Studienbesuch losgeht. Ich verpasse also den Straßenkarneval in der Heimat. Die anderen Teilnehmer des Studienbesuchs werden mich sicherlich trösten.